ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ВІДДАЛЕНОЇ РОБОТИ В УМОВАХ КАРАНТИНУ
Позитивні аспекти, труднощі, нові можливості
Шановні колеги-науковці, ми з Вами працюємо зараз у незвичних умовах віддаленої роботи під час карантину. Кожна ситуація, в якій ми опиняємось, має як позитивні аспекти, так і труднощі, та водночас відкриває нові можливості.
Пропонуємо Вам відповісти самому собі на такі питання:
- якими є для Вас особисто позитивні аспекти віддаленої роботи?
- з якими труднощами Ви стикаєтесь у налагодженні віддаленої роботи?
- що чи хто може допомогти Вам подолати ці труднощі?
- які нові можливості відкриває для Вас віддалена робота у дистанційній формі?
Умови для віддаленої роботи
Серед вирішальних умов віддаленої роботи під час карантину можна виділити такі: простір, технічне забезпечення, час, попередня підготовка та ін.
Простір. Потурбуйтесь, будь ласка, про наявність власного простору для виконання роботи. Врахуйте особливості приміщення, де Ви перебуваєте: яким є освітлення, чи є можливість здійснити провітрювання, наскільки часто цю кімнату використовують інші члени родини (наприклад, якщо квартира однокімнатна і Ви працюєте в кімнаті чи на кухні).
Наявність технічного забезпечення, зокрема, наявність комп’ютера чи ноутбука, доступу до мережі Інтернет. Для підтримання взаємозв’язку з колегами доречним буде створити чат, наприклад, у Viber, WhatsApp, Telegram, Messenger. Для проведення відео-нарад можна скористатись zoom.us – сервіс для організації онлайн-конференцій та відеозв'язку.
Час. Пропонуємо Вам визначити, який період робочого дня є для Вас найбільш продуктивним. Перебуваючи вдома часто хочеться відволіктись на спілкування з членами родини й вони також потребують Вашої уваги. Попередні домовленості щодо Вашого робочого часу і простору допоможуть уникнути непорозумінь і взаємних образ. Тому пропонуємо Вам домовитись зі своїми рідними, у який саме час Ви активно працюватимете за комп’ютером і не будете відволікатись на хатні справи.
Попередня підготовка. Короткі пропозиції щодо підготовки до виконання роботи в домашніх умовах під час карантину:
- укладати список справ напередодні ввечері;
- відмовитись від перевірки новин, соціальних мереж і електронної пошти зранку;
- прибиранню доречніше відводити короткі проміжки часу протягом дня, а не відкладати все на вихідні. Це забезпечить Вам рухову активність між періодами роботи за комп’ютером.
- використовуйте короткі перерви продуктивно (музика, книги, фізичні вправи тощо);
- делегуйте обов’язки в родині – домовтесь хто і що буде виконувати протягом дня.
Методи ефективного управління часом
Для налагодження віддаленої роботи в умовах карантину пропонуємо скористатись методами ефективного управління часом. Робота науковця часто передбачає виконанням об’ємних і різновекторних завдань, пов’язаних із опрацюванням великих обсягів інформації, обґрунтуванням методичних рекомендацій тощо. Використання методу «Слон» допоможе у їх виконанні.
1. Метод «Слон» (зустрічається також інша назва – «З’їсти слона»).
Мета – організувати виконання об’ємного і тривалого в часі завдання.
Завдання: зменшити нервове напруження під час виконання об’ємного задання, підвищити ефективність роботи.
«Слонами» в тайм-менеджменті називають великі завдання і обсяги робіт. Наприклад, виконання наукового дослідження, написання дисертації, вивчення іноземної мови, підготовка та реалізація проєкту тощо. Нервове напруження викликають думки про об’ємність, різновекторність роботи, необхідність докладати великих зусиль і витрачати велику кількість часу.
Кроки виконання:
Розподілити об’ємні завдання на підзавдання. Тоді робота, яку необхідно виконати, не видаватиметься такою «глобальною». Розпочати варто з найлегшого і найпростішого, а далі поступово переходити до виконання підзавдань більшої складності.
Наступний метод допоможе самоорганізуватись задля виконання підзавдань, виокремлених з використанням методу слона.
2. Метод «Pomodoro». Розробник – Франческо Чірілло (Італія).
Мета – зменшення впливу внутрішніх і зовнішніх чинників на продуктивність праці та увагу під час виконання завдання.
Завдання: безперервно працювати протягом певного періоду часу, чергуючи виконання роботи з невеликими перервами.
Кроки виконання:
- Оберіть завдання, яке потрібно виконати.
- Встановіть таймер на 25 хвилин. Наприклад: https://pomodoro.increaser.org – безкоштовний Помодоро-таймер.
- Працюйте, поки таймер не продзвенить. Це і є один «pomodoro». Він неподільний. Протягом цього часу зосередьтесь на виконанні тільки запланованої роботи, не відволікаючись на сторонні справи.
- Зробіть коротку перерву на 5 хвилин. У цей час зробіть щось приємне для себе, наприклад, випийте чашку теплого чаю, порухайтесь по кімнаті, зробіть прості фізичні вправи, провітріть кімнату, послухайте музику тощо.
- Повторіть сесію – робота протягом 25 хвилин.
- Кожні чотири «pomodori» робіть довшу перерву (15–30 хвилин).
Що знадобиться: список термінових справ, таймер. Заздалегідь потурбуйтесь про наявність необхідного технічного забезпечення, доступу до мережі Інтернет, канцтоварів.
Час перерв між виконанням роботи за комп’ютером можна також використати для виконання однієї з «коротких» справ, скориставшись методом віднайденого часу, який ми опишемо далі.
3. Метод «Віднайдений час». Розробник – Джейсон Вомак (США).
Мета – зменшення впливу внутрішніх і зовнішніх чинників на продуктивність праці та увагу під час виконання завдання.
Завдання: забезпечити виконання невеликих завдань, на які часто не вистачає часу, і бути готовим виконати їх тоді, коли з’явиться слушна нагода.
Кроки виконання:
- Заздалегідь скласти перелік з 15–20 невеликих («коротких») справ, виконання яких потребує не більше 15-ти хвилин, але які складно «вписати» в основний графік роботи через їхню нетерміновість чи другорядність.
- Забезпечте усе необхідне для їх виконання. Наприклад, якщо ви хочете, приготувати їжу, прибрати в кімнаті, переглянути якесь відео тощо.
- Беріться до виконання справ з цього списку, коли у Вас є перерва у виконанні Вашої основної роботи, наприклад, під час перерв при застосуванні методу управління часом «Pomodoro».
- Після виконання цих «коротких» справ доповніть список. Управління часом – це гнучка система.
Що знадобиться: список невеликих («коротких») справ; речі, які необхідні для їх виконання.
Водночас у перервах між роботою за комп’ютером і під час виконання хатніх справ не забувайте виділити час для спілкування з рідними, наприклад, пограти з дітьми в рухливі чи інтелектуальні ігри, зателефонувати батькам тощо. Також пам’ятайте, що фізичні ресурси нашого організму не безмежні. Зберегти їх допоможе «формула 10–3–2–1–0».
4. Тайм-менеджмент з формулою 10-3-2-1-0. Розробник – Крейг Балантайн (Канада).
Мета – налагодження графіку роботи з турботою про здоров’я.
Завдання: складати щоденний план роботи з урахуванням фізіологічних потреб організму та для збереженням здоров’я.
Кроки виконання:
- за 10 годин до сну – немає кофеїну;
- за 3 години до сну – немає їди, алкоголю, солодощів;
- за 2 години до сну – немає роботи;
- за 1 годину до сну – немає електронних ґаджетів;
- 0 разів можна натискати «Відкласти» на будильнику.
Сподіваємось, що ці пропозиції допоможуть Вам організувати віддалену роботу та зберегти стосунки в родині під час спільного перебування вдома в умовах карантину. Будьте здорові!
Підготувала
член Кафедри ЮНЕСКО "Неперервна професійна
освіта ХХІ століття" НАПН України,
старший науковий співробітник
відділу зарубіжних систем педагогічної освіти
і освіти дорослих ІПООД імені Івана Зязюна
кандидат педагогічних наук
Людмила Дяченко