ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ВІДДАЛЕНОЇ РОБОТИ В УМОВАХ КАРАНТИНУ

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ТА ОРГАНІЗАЦІЯ ВІДДАЛЕНОЇ РОБОТИ В УМОВАХ КАРАНТИНУ
27.03.2020 16:00

Позитивні аспекти, труднощі, нові можливості

 

Шановні колеги-науковці, ми з Вами працюємо зараз у незвичних умовах віддаленої роботи під час карантину. Кожна ситуація, в якій ми опиняємось, має як позитивні аспекти, так і труднощі, та водночас відкриває нові можливості.

 

Пропонуємо Вам відповісти самому собі на такі питання:

 

  1. якими є для Вас особисто позитивні аспекти віддаленої роботи?
  2. з якими труднощами Ви стикаєтесь у налагодженні віддаленої роботи?
  3. що чи хто може допомогти Вам подолати ці труднощі?
  4. які нові можливості відкриває для Вас віддалена робота у дистанційній формі?

 

Умови для віддаленої роботи

 

Серед вирішальних умов віддаленої роботи під час карантину можна виділити такі: простір, технічне забезпечення, час, попередня підготовка та ін.

 

Простір. Потурбуйтесь, будь ласка, про наявність власного простору для виконання роботи. Врахуйте особливості приміщення, де Ви перебуваєте: яким є освітлення, чи є можливість здійснити провітрювання, наскільки часто цю кімнату використовують інші члени родини (наприклад, якщо квартира однокімнатна і Ви працюєте в кімнаті чи на кухні).

 

Наявність технічного забезпечення, зокрема, наявність комп’ютера чи ноутбука,  доступу до мережі Інтернет. Для підтримання взаємозв’язку з колегами доречним буде створити чат, наприклад, у Viber, WhatsApp, Telegram, Messenger. Для проведення відео-нарад можна скористатись zoom.us – сервіс для організації онлайн-конференцій та відеозв'язку.

 

Час. Пропонуємо Вам визначити, який період робочого дня є для Вас найбільш продуктивним. Перебуваючи вдома часто хочеться відволіктись на спілкування з членами родини й вони також потребують Вашої уваги. Попередні домовленості щодо Вашого робочого часу і простору допоможуть уникнути непорозумінь і взаємних образ. Тому пропонуємо Вам домовитись зі своїми рідними, у який саме час Ви активно працюватимете за комп’ютером і не будете відволікатись на хатні справи.

 

Попередня підготовка. Короткі пропозиції щодо підготовки до виконання роботи в домашніх умовах під час карантину:

 

  1. укладати список справ напередодні ввечері;
  2. відмовитись від перевірки новин, соціальних мереж і електронної пошти зранку;
  3. прибиранню доречніше відводити короткі проміжки часу протягом дня, а не відкладати все на вихідні. Це забезпечить Вам рухову активність між періодами роботи за комп’ютером.
  4. використовуйте короткі перерви продуктивно (музика, книги, фізичні вправи тощо);
  5. делегуйте обов’язки в родині – домовтесь хто і що буде виконувати протягом дня.

 

Методи ефективного управління часом

 

Для налагодження віддаленої роботи в умовах карантину пропонуємо скористатись методами ефективного управління часом. Робота науковця часто передбачає виконанням об’ємних і різновекторних завдань, пов’язаних із опрацюванням великих обсягів інформації, обґрунтуванням методичних рекомендацій тощо. Використання методу «Слон» допоможе у їх виконанні.

 

1. Метод «Слон» (зустрічається також інша назва – «З’їсти слона»).

 

Мета – організувати виконання об’ємного і тривалого в часі завдання.

 

Завдання: зменшити нервове напруження під час виконання об’ємного задання, підвищити ефективність роботи.

«Слонами» в тайм-менеджменті називають великі завдання і обсяги робіт. Наприклад, виконання наукового дослідження, написання дисертації, вивчення іноземної мови, підготовка та реалізація проєкту тощо. Нервове напруження викликають думки про об’ємність, різновекторність роботи, необхідність докладати великих зусиль і витрачати велику кількість часу.

 

Кроки виконання:

Розподілити об’ємні завдання на підзавдання. Тоді робота, яку необхідно виконати, не видаватиметься такою «глобальною». Розпочати варто з найлегшого і найпростішого, а далі поступово переходити до виконання підзавдань більшої складності.

 

Наступний метод допоможе самоорганізуватись задля виконання підзавдань, виокремлених з використанням методу слона.

 

2. Метод «Pomodoro». Розробник – Франческо Чірілло (Італія).

 

Мета – зменшення впливу внутрішніх і зовнішніх чинників на продуктивність праці та увагу під час виконання завдання.

 

Завдання:  безперервно працювати протягом певного періоду часу, чергуючи виконання роботи з невеликими перервами. 

 

Кроки виконання:

 

  1. Оберіть завдання, яке потрібно виконати.
  2. Встановіть таймер на 25 хвилин. Наприклад: https://pomodoro.increaser.org – безкоштовний Помодоро-таймер.
  3. Працюйте, поки таймер не продзвенить. Це і є один «pomodoro». Він неподільний. Протягом цього часу зосередьтесь на виконанні тільки запланованої роботи, не відволікаючись на сторонні справи.
  4. Зробіть коротку перерву на 5 хвилин. У цей час зробіть щось приємне для себе, наприклад, випийте чашку теплого чаю, порухайтесь по кімнаті, зробіть прості фізичні вправи, провітріть кімнату, послухайте музику тощо.
  5. Повторіть сесію – робота протягом 25 хвилин.
  6. Кожні чотири «pomodori» робіть довшу перерву (15–30 хвилин).

 

Що знадобиться: список термінових справ, таймер. Заздалегідь потурбуйтесь про наявність необхідного технічного забезпечення, доступу до мережі Інтернет, канцтоварів.

 

Час перерв між виконанням роботи за комп’ютером можна також використати для виконання однієї з «коротких» справ, скориставшись методом віднайденого часу, який ми опишемо далі.

 

3. Метод «Віднайдений час». Розробник – Джейсон Вомак (США).

 

Мета – зменшення впливу внутрішніх і зовнішніх чинників на продуктивність праці та увагу під час виконання завдання.

 

Завдання: забезпечити виконання невеликих завдань, на які часто не вистачає часу, і бути готовим виконати їх тоді, коли з’явиться слушна нагода.

 

Кроки виконання:

 

  1. Заздалегідь скласти перелік з 15–20 невеликих («коротких») справ, виконання яких потребує не більше 15-ти хвилин, але які складно «вписати» в основний графік роботи через їхню нетерміновість чи другорядність.
  2. Забезпечте усе необхідне для їх виконання. Наприклад, якщо ви хочете, приготувати їжу, прибрати в кімнаті, переглянути якесь відео тощо.
  3. Беріться до виконання справ з цього списку, коли у Вас є перерва у виконанні Вашої основної роботи, наприклад, під час перерв при застосуванні методу управління часом «Pomodoro».
  4. Після виконання цих «коротких» справ доповніть список. Управління часом – це гнучка система.

 

Що знадобиться: список невеликих («коротких») справ; речі, які необхідні для їх виконання.

 

Водночас у перервах між роботою за комп’ютером і під час виконання хатніх справ не забувайте виділити час для спілкування з рідними, наприклад, пограти з дітьми в рухливі чи інтелектуальні ігри, зателефонувати батькам тощо. Також пам’ятайте, що фізичні ресурси нашого організму не безмежні. Зберегти їх допоможе «формула 10–3–2–1–0».

 

 4. Тайм-менеджмент з формулою 10-3-2-1-0. Розробник – Крейг Балантайн (Канада).

 

Мета – налагодження графіку роботи з турботою про здоров’я.

 

Завдання: складати щоденний план роботи з урахуванням фізіологічних потреб організму та для збереженням здоров’я. 

 

Кроки виконання:

 

  • за 10 годин до сну – немає кофеїну;
  • за 3 години до сну – немає їди, алкоголю, солодощів;
  • за 2 години до сну – немає роботи;
  • за 1 годину до сну – немає електронних ґаджетів;
  • 0 разів можна натискати «Відкласти» на будильнику.

 

Сподіваємось, що ці пропозиції допоможуть Вам організувати віддалену роботу та зберегти стосунки в родині під час спільного перебування вдома в умовах карантину. Будьте здорові!

 

Підготувала

член Кафедри ЮНЕСКО "Неперервна професійна

освіта ХХІ століття" НАПН України,

старший науковий співробітник

відділу зарубіжних систем педагогічної освіти

і освіти дорослих ІПООД імені Івана Зязюна

кандидат педагогічних наук

Людмила Дяченко